Lợi ích tuyệt vời của ứng dụng Ghi chú (Note) trên các thiết bị Apple

Ngày xưa tôi ít dùng ứng dụng Ghi chú trên các thiết bị của Apple. Ngày nay, công việc và cuộc sống của tôi không thể thiếu nó. Bởi nó quá tuyệt vời. Tôi có thể ghi lại mọi thứ một cách nhanh chóng, tiện lợi và vô cùng đơn giản. Bạn nên thử làm quen, đảm bảo nó rất tuyệt vời!
Tatthanh-NBO 05/02 19:47


Lợi ích của ứng dụng Ghi chú trên các thiết bị Apple

RẤT TIỆN LỢI KHI SỬ DỤNG NHIỀU THIẾT BỊ CỦA APPLE

Nếu bạn sử dụng từ hai thiết bị của Apple trở lên như: iPhone, iPad, Macbook, iMac,... thì sự tiện lợi càng được phát huy. Vì ứng dụng Ghi chú của Apple gồm hai phần cả online và offline. Offline tức là khi không có mạng thì các bạn vẫn có thể viết vào ứng dụng Ghi chú. Khi thiết bị của bạn kết nối mạng internet hoặc 3G, 4G thì dữ liệu bạn viết lúc offline không có mạng sẽ được tự động đồng bộ với hệ thống online. Khi dữ liệu được đồng bị thì các thiết bị khác của Apple sẽ có dữ liệu mới nhất của bạn. Điều này quả là tuyệt vời và tiện lợi. Bạn không mất công hay bất kỳ thao tác nào để đồng bộ nhưng vẫn có được dữ liệu mới nhất để làm việc tiếp.

Điều này vô cùng tiện lợi khi bạn đã sử dụng quen. Ví dụ như:
  • Nhiều lúc bạn đi ra ngoài thường cầm theo chỉ một thiết bị là iPhone chẳng hạn. Khi đó bạn có thể viết lách vào Ghi chú. Ngày xưa mình hay mang theo quyển sổ, cái bút hoặc thậm chí vài tờ giấy để viết, ghi chú các nội dung bất chợt nhớ hoặc biết đến. Nhưng thấy thế quá bất tiện, lúc quên, lúc nhớ, lúc mất sổ, lúc mất bút,... Có bạn bảo là: thôi thì về công ty hay về nhà ghi cũng được, nhớ vào đầu cũng được chư có gì. :). Thực ra thế không phải là giải pháp tốt đâu. Cái gì cũng phải nhớ thì rất nặng đầu. Và thường thì về đến nhà và công ty thì sẽ quên. Về mặt phương pháp làm việc đỉnh cao thì hạn chế việc phải nhớ như vậy, ưu tiên "luôn và ngay".

Thậm chí Apple đã làm tinh tính năng đến mức. Bạn có thể cài chế độ Handoff để về nhà hoặc về công ty là bạn có thể truy cập ngay vào ứng dụng Ghi chú tại trang, vị trí mà bạn đang viết dở, đang làm việc dở trên ứng dụng Ghi chú. Đây là điều mà các app khác hoặc các phần mềm khác không có. Với người thường xuyên sử dụng Ghi chú, dữ liệu lưu trên Ghi chú lớn thì việc này rất tiện. Bởi bạn có thể nhanh chóng làm việc ngay lập tức tại vị trí bạn đang làm việc dở trước đó.


VẪN CHẠY RẤT TRƠN TRU KHI CÓ NHIỀU DỮ LIỆU CHẠY TRÊN GHI CHÚ
Ngày xưa, khi tôi sử dụng các phần mềm khác nhau để tổ chức việc ghi chú. Kể cả Word, Word của Google Drive, các phần mềm thì thường xảy ra tình trạng đơ khi start phần mềm hoặc đơ khi có lượng lớn dữ liệu. Nhưng phần mềm Ghi chú của Apple thực sự tốt, rất rất ít khi đơ bất kể dữ liệu của bạn lớn đến đâu. Điều đó phản ánh việc Apple đã xử lý rất tốt vấn đề tối ưng khi người dùng đưa dữ liệu lớn vào Ghi chú. Điều này giúp bạn yên tâm để sử dụng phần mềm Ghi chú một cách hoàn toàn và sử dụng trong thời gian dài.


TÌM KIẾM TRONG GHI CHÚ RẤT TỐT
Apple cung cấp cả hai cách tìm kiếm là tìm kiếm Danh mục ghi chú và Tìm kiếm trong nội dung Ghi chú. Kết quả tìm kiếm rất chính xác. Ngay cả khi dữ liệu chúng ta viết vào phần mềm Ghi chú là rất lớn. Nhờ khả năng tìm kiếm nhanh, kết quả chính xác, bạn sẽ làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Đó quả thực là một điều tuyệt vời khi không bao giờ phải bực mình khi tìm kiếm, biết rõ là thông tin có trong phần mềm mà không tìm ra như một số phần mềm khác.

CÓ ICLOUD ONLINE
Trong trường hợp một trong các thiết bị của bạn, ví dụ như ở nhà hoặc ở công ty của bạn không phải là Macbook hoặc iMac thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng iCloud tại địa chỉ icloud.com. Tất cả các dữ liệu của phần Ghi chú, Nhắc nhở,... cũng đều được đồng bộ lên hệ thống này. Vì vậy mà bạn có dữ liệu của mình ở mọi lúc, mọi nơi. Càng dùng lâu, tôi càng thấy thích sự tiện lợi đó. Không còn phải nhớ copy dữ liệu từ công ty về nhà hay từ nhà đến công ty. Cũng không bị chịu cảnh bực mình khi cần copy dữ liệu từ công ty về nhà mà lại quên. Về nhà không có dữ liệu để làm việc tiếp, khi đó cảm giác rất bực mình. Khi sử dụng Ghi chú, tôi có mọi thứ luôn cập nhật mà không phải bực mình. Phần mềm này quả thực hữu ích, đặc biệt là đối với những người làm quản lý, sếp, hay phải viết lách, ghi chú nhiều.

Giao diện trang icloud.com khi đăng nhập
Giao diện trang đăng nhập icloud.com 
Các phần mềm có trên icloud.com khi đăng nhập
Các phần mềm có trên icloud.com


TÍNH NĂNG CHIA SẺ CŨNG TUYỆT VỜI LUÔN
Ngay bên trong phần mềm Ghi chú và cả bản iCloud đều có tính năng chia sẻ ghi chú với người khác. Bạn có thể chia sẻ từng ghi chú cho một hoặc nhiều người khác qua số điện thoại, email,... Khi đó, người nhận được lời mời chia sẻ từ bạn chỉ việc click vào link trong nội dung chia sẻ mà hệ thống tự sinh. Vậy là họ sẽ có thể xem, sửa các thông tin trên bản ghi chú cùng với bạn. Thật là tiện lợi. Bạn không cần phải file đi gửi file lại. Bạn cũng không cần phải đăng nhập, rồi vào phần mềm như ngay cả Google Drive cũng mất mấy bước mà có thể chia sẻ ngay lập tức. Rất nhanh và tiện lợi.

Phần mềm cũng cho phép xóa một hoặc vài  người mà bạn đã chia sẻ ghi chú, tô sáng các phần mà bạn hoặc người khác mới thay đổi, xuất hiện icon chia sẻ để bạn nhanh chóng nhận biết file nào đang có nhiều người được chia sẻ, file nào chỉ có mình bạn biết,... Điều này giúp việc chia sẻ thông tin nhanh hơn, hiệu xuất và hiệu quả làm việc của bạn sẽ cao hơn.

CHO PHÉP GHIM CÁC GHI CHÚ QUAN TRỌNG HOẶC THƯỜNG XUYÊN CẦN DÙNG LÊN ĐẦU TRANG
Khi bạn sử dụng nhiều Ghi chú thì số lượng các ghi chú con sẽ ngày càng lớn. Bạn có thể dùng tính năng tìm kiếm để tìm kiếm ghi chú mà mình cần sử dụng. Cách này cũng nhanh. Nhưng Apple còn cung cấp một cách nhanh hơn nữa. Bạn có ghể ghim các ghi chú mà bạn thường xuyên làm việc hoặc quan trọng đối với bạn lên đầu của trang trong phần mềm. Vậy là khi mở ứng dụng Ghi chú tren iPhone, iPad, iMac hay Macbook ra, bạn chỉ việc click vào ghi chú con mà bạn cần làm việc. Chỉ một click là bạn có thể tiếp tục viết lách, soạn thảo ngay được. Khi không cần thì bạn có thể bỏ ghim một ghi chú mà bạn đã ghim. Thực sự là tiện lợi, nhanh và đơn giản.

CHO PHÉP CHÈN ẢNH, VIDEO, BẢN ĐỒ,... VÀO GHI CHÚ
Cái hay của Apple là các phần mềm và thiết bị do Apple phát triển. Vì vậy, các phần mềm trên các thiết bị khác nhau có thể liên thông với nhau. Liên thông tức là thế nào? Tức là nếu tôi đang xem một bức ảnh, tôi thích thì có thể chuyển vào ghi chú ngay. Tôi đang đọc một trang web, tôi thấy hay hay cần lưu lại, tôi cũng có thể gửi vào ghi chú để xem và tìm lại về sau. Một địa điểm tôi cần đến, tôi tìm trên bản đồ thì tôi cũng có thể gửi vào ghi chú để khi gần đến nơi tôi xem lại. Nhìn chung sự liên thông này khiến chúng ta tổ chức, lưu trữ dữ liệu rất nhanh và khoa học. Như ngày xưa tôi hay phải dùng quá nhiều phần mềm của các hãng khác nhau, và chúng không liên thông. Còn ngày nay với ứng dụng Ghi chú, mọi thứ bạn hay sử dụng sẽ liên thông với nhau. Quả thực là vô cùng tiện lợi. 

CÓ GẦN NHƯ ĐẦY ĐỦ CÁC ĐỊNH DẠNG MÀ BẠN THƯỜNG CẦN DÙNG ĐẾN
Trong quá trình viết ghi chú, có những lúc bạn cần định dạng một phần văn bản để tiện xem lại hoặc làm nổi bật. Ví dụ như: màu sắc chữ, đậm, nghiêng, gạch chân,... Thì bạn hoàn toàn có thể làm được. Phần mềm Ghi chú có đầy đủ các tính năng này.

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ, KHOA HỌC HƠN VỚI TÍNH NĂNG TÍCH CHỌN
Với tính năng này, bạn có thể sử dụng Ghi chú để tổ chức các việc bạn cần làm bằng tính năng tích chọn. Việc ghi ra để làm, việc ghì bạn đã làm xong thì tích vào. Việc này rất tiện lợi, tránh bị sót việc, quên,... Tôi quả thực ấn tượng với cách Apple suy nghĩ về các tính năng mà người dùng cần đến. Không quá nhiều tính năng rườm rà. Nhưng đầy đủ tất cả các tính năng hữu dụng, giúp cuộc sống đơn giản hơn, hiệu quả làm việc cao hơn, nhanh hơn. Tôi đã dùng rất nhiều tính năng này.




TỐI ƯU ĐỂ BẮT ĐẦU VIẾT GHI CHÚ NHANH NHẤT
Bạn có thể đưa ứng dụng Ghi chú vào thanh Dock tên Macbook, iMac, iPad, đưa ra màn hình đầu tiên của iPhone để khi cần viết ghi chú, bạn chỉ cần click 1 cái là có thể vào ứng dụng ghi chú ngay. Sau đó, bạn có thể bắt đầu ngay việc ghi lại những thứ cần ghi của mình. Bạn sẽ không còn cảm giác bực mình khi phải làm quá nhiều bước mới có thể bắt đầu ghi chú hay khi cần ghi chú mà phần mềm đơ, tìm mãi không thấy file ghi chú cũ để ghi chú tiếp.

Đối với nhân viên, đặc biệt là quản lý, lãnh đạo, nếu bạn biết áp dụng phần mềm Ghi chú này vào thì hiệu quả làm việc của bạn sẽ rất cao mà lại nhẹ nhàng. Chủ yếu là bạn có dám thử và quyết tâm thay đổi thói quen cũ hay không mà thôi :).


TẤT CẢ CÁC THAO TÁC CHỈ CẦN MẤT 1 CLICK ĐỂ THỰC HIỆN
Apple bố trí các tính năng rất khoa học. Bạn chỉ luôn mất một click để thực hiện các tính năng thường xuyên sử dụng đến:
  • Thêm một nhóm ghi chú mới
  • Thêm một ghi chú mới
  • Xóa một ghi chú mới
  • Tìm ghi chú
  • Tạo một tích chọn
  • Định dạng văn bản
  • Thực hiện chia sẻ ghi chú