Trong thời đại công nghệ hiện nay, khi mà mọi công cụ đều có thể hỗ trợ chúng ta làm việc hiệu quả hơn, không ít người đã tìm cách sử dụng những tính năng như báo thức của đồng hồ trên máy tính để tổ chức công việc và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, dù đã nhận ra sự tiện lợi và tiềm năng của phương pháp này, nhiều người vẫn không thể duy trì nó trong một thời gian dài. Để tìm hiểu lý do tại sao việc duy trì thói quen này lại khó khăn đến vậy, chúng ta cần phải nhìn vào những yếu tố tâm lý, thói quen, cũng như những cạm bẫy mà công nghệ mang lại.
Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ với bạn những cảm nhận và suy nghĩ về việc duy trì một phương pháp làm việc hiệu quả và những khó khăn mà chúng ta gặp phải khi áp dụng báo thức máy tính vào công việc hàng ngày. Cùng tôi khám phá những lý do khiến thói quen này khó duy trì, để từ đó chúng ta có thể cải thiện cách thức làm việc của mình.
1. Tính năng báo thức: Lợi ích hiển nhiên nhưng không dễ duy trì
Đầu tiên, khi nhắc đến tính năng báo thức trên máy tính, nhiều người sẽ ngay lập tức nghĩ đến sự tiện lợi mà nó mang lại. Việc có một lời nhắc chính xác về thời gian để chuyển qua công việc tiếp theo, hay một lời nhắc về thời gian nghỉ ngơi, có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Nhưng nếu việc này thực sự hiệu quả, tại sao nhiều người lại không thể duy trì việc sử dụng báo thức trong công việc lâu dài?
Hãy thử hình dung: Bạn đã bắt đầu thử nghiệm với việc thiết lập báo thức để phân chia thời gian làm việc và nghỉ ngơi trong ngày. Bạn tự nhủ rằng hôm nay sẽ là ngày bạn áp dụng kỷ luật và làm việc đúng giờ, không để mình bị phân tâm. Tuy nhiên, sau vài ngày, bạn nhận ra rằng thói quen này không dễ dàng duy trì như bạn tưởng.
Vậy thì tại sao việc thực hiện công việc theo báo thức lại khó duy trì đến vậy? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong các phần tiếp theo.
2. Cảm giác bị gò bó và thiếu linh hoạt
Một trong những lý do chính khiến việc duy trì công việc theo báo thức trở nên khó khăn là cảm giác bị gò bó. Khi thiết lập báo thức để phân chia thời gian làm việc, chúng ta dễ dàng bị cuốn vào một khuôn khổ quá chặt chẽ. Cảm giác như mọi thứ phải được hoàn thành đúng theo kế hoạch đã định, khiến chúng ta mất đi sự linh hoạt trong công việc. Điều này khiến nhiều người cảm thấy bị áp lực, từ đó dễ dàng bỏ cuộc.
Tôi nhớ một lần, khi tôi thử áp dụng phương pháp Pomodoro (25 phút làm việc, 5 phút nghỉ ngơi), tôi cảm thấy vô cùng khó chịu khi báo thức vang lên sau mỗi 25 phút. Thực sự, khi đang tập trung vào công việc, việc bị gián đoạn quá sớm không phải là một điều dễ chịu. Đặc biệt là khi tôi đang trong một trạng thái "flow" (dòng chảy) — tức là khi tôi hoàn toàn chìm đắm vào công việc, mọi thứ trở nên dễ dàng và mượt mà hơn bao giờ hết. Việc báo thức nhắc nhở tôi phải nghỉ ngơi khiến tôi bị "cắt đứt" quá trình làm việc hiệu quả.
Không phải lúc nào chúng ta cũng cần nghỉ ngơi sau mỗi 25 phút, và đôi khi, việc ngừng công việc ngay lập tức chỉ vì một báo thức có thể khiến hiệu quả công việc giảm sút.
3. Cảm giác thiếu sự động viên và thiếu động lực
Một lý do nữa khiến việc duy trì báo thức trong công việc trở nên khó khăn là sự thiếu động lực. Khi chúng ta sử dụng báo thức để làm việc, đặc biệt là khi không có sự giám sát trực tiếp từ ai đó, cảm giác thiếu sự động viên sẽ dễ dàng xuất hiện. Một số người cảm thấy rằng, nếu không có ai để thúc giục, báo thức của máy tính đơn giản là không đủ mạnh mẽ để duy trì động lực làm việc.
Điều này dẫn đến một vòng luẩn quẩn: Nếu bạn không có động lực, bạn sẽ bỏ qua báo thức, và nếu bỏ qua báo thức, bạn lại cảm thấy mình không làm việc đúng cách. Cuối cùng, cảm giác thất bại hoặc cảm giác "làm việc không hiệu quả" sẽ khiến bạn từ bỏ phương pháp này.
Một ví dụ điển hình về sự thiếu động lực là khi bạn cảm thấy mệt mỏi sau một buổi sáng làm việc căng thẳng, và báo thức vang lên yêu cầu bạn bắt đầu lại công việc mới. Trong những tình huống như vậy, việc lờ đi báo thức và tiếp tục nghỉ ngơi sẽ cảm thấy dễ dàng hơn rất nhiều.
4. Những yếu tố gây phân tâm và sự tắc nghẽn trong công việc
Báo thức có thể là một công cụ hữu ích để giúp chúng ta tập trung vào công việc và ngừng làm việc khi cần thiết. Tuy nhiên, một trong những nguyên nhân khiến việc duy trì báo thức khó khăn là sự phân tâm liên tục từ các yếu tố xung quanh. Chắc hẳn bạn đã từng gặp phải tình huống khi đang làm việc, báo thức vang lên, nhưng rồi một email hay một cuộc gọi lại khiến bạn lạc lối và quên mất nhiệm vụ chính.
Sự phân tâm là yếu tố rất mạnh mẽ trong xã hội hiện đại ngày nay, và nó có thể làm xói mòn mọi kế hoạch mà bạn đã đặt ra từ trước. Việc có một báo thức nhắc nhở bạn làm việc không có nghĩa là bạn sẽ không bị phân tâm. Chính vì vậy, đôi khi báo thức trở thành một tín hiệu mà bạn nhận ra nhưng lại không thể thực hiện theo, vì có quá nhiều yếu tố bên ngoài chi phối.
Ví dụ, tôi đã từng thử nghiệm với việc đặt báo thức để nhắc tôi ngừng làm việc và chuyển sang một công việc khác. Tuy nhiên, ngay khi báo thức vang lên, tôi lại nhận được một thông báo từ các ứng dụng mạng xã hội, hoặc một đồng nghiệp gửi email. Điều này khiến tôi dễ dàng quên đi nhiệm vụ chính và mất thời gian vào những việc không quan trọng. Khi bạn đang cố gắng hoàn thành công việc một cách hiệu quả, những yếu tố bên ngoài có thể dễ dàng phá vỡ mọi kế hoạch của bạn.
5. Thiếu thói quen và sự kiên nhẫn
Một lý do quan trọng khác khiến việc duy trì báo thức để tổ chức công việc khó khăn chính là việc thiếu thói quen và sự kiên nhẫn. Khi bạn mới bắt đầu thử phương pháp này, bạn có thể cảm thấy hứng thú và đầy động lực, nhưng sau một thời gian, việc áp dụng liên tục những lời nhắc nhở từ báo thức có thể trở nên nhàm chán và khó duy trì.
Chúng ta đều biết rằng, bất kỳ thói quen nào cũng cần có thời gian để hình thành và củng cố. Nếu không kiên trì, chúng ta dễ dàng bỏ cuộc ngay khi thấy hiệu quả ban đầu không rõ ràng. Việc không thể duy trì báo thức trong công việc có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn chưa xây dựng được một thói quen làm việc vững chắc. Có thể bạn vẫn chưa đủ kiên nhẫn để đợi kết quả và chưa học được cách kết hợp báo thức một cách tự nhiên vào quy trình làm việc của mình.
Chúng ta sống trong một thế giới nơi mà sự thỏa mãn tức thì là điều thường thấy, và việc phải chờ đợi sự tiến bộ trong một thời gian dài đôi khi là điều khó khăn.
6. Cảm giác lãng phí thời gian và thiếu hiệu quả
Mặc dù báo thức có thể là một công cụ hữu ích để nhắc nhở bạn về thời gian, nhưng khi công việc không thực sự tiến triển theo những gì bạn mong đợi, bạn có thể cảm thấy rằng việc làm theo báo thức là một sự lãng phí thời gian.
Có những ngày, khi bạn đang làm việc, cảm thấy như mình đang bế tắc trong một công việc nào đó, và mỗi lần báo thức vang lên lại khiến bạn cảm thấy mình không đạt được kết quả như mong đợi. Điều này sẽ khiến bạn dễ dàng bỏ qua báo thức hoặc thay đổi cách làm việc mà không theo một kế hoạch rõ ràng nữa.
7. Làm sao để duy trì thói quen này một cách hiệu quả?
Vậy, làm sao để chúng ta có thể duy trì việc thực hiện công việc theo báo thức mà không cảm thấy bức bối hay bị áp lực? Dưới đây là một số gợi ý nhỏ:
-
Tạo ra một lịch trình linh hoạt: Hãy thử thay đổi cách sử dụng báo thức sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Bạn không cần phải tuân theo khuôn khổ cứng nhắc của phương pháp Pomodoro, mà có thể thiết lập báo thức dựa trên các nhiệm vụ cụ thể.
-
Chấp nhận sự thay đổi: Đôi khi, bạn cần phải thay đổi cách làm việc để phù hợp với hoàn cảnh. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh lịch làm việc sao cho bạn cảm thấy thoải mái nhất.
-
Sử dụng những công cụ hỗ trợ khác: Bạn có thể kết hợp báo thức với các công cụ quản lý công việc khác như Todoist, Notion hoặc Google Calendar, để tăng cường tính hiệu quả trong công việc.
8. Kết luận
Việc duy trì thói quen làm việc theo báo thức trên máy tính thực sự không dễ dàng, và sẽ có những lúc bạn cảm thấy khó khăn khi phải kiên trì với phương pháp này. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách điều chỉnh linh hoạt và tìm ra những phương pháp kết hợp hiệu quả, báo thức có thể trở thành một công cụ đắc lực giúp bạn tổ chức công việc và nâng cao năng suất. Quan trọng hơn cả, hãy học cách lắng nghe cơ thể và cảm xúc của mình để không ép mình vào một khuôn khổ quá chặt chẽ!