Khi bạn đảm nhận vai trò của một người quản lý, một trong những thử thách lớn nhất mà bạn phải đối mặt là việc làm sao để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày mà vẫn giữ được tầm nhìn chiến lược. Có rất nhiều lần trong công việc, bạn phải đứng trước lựa chọn: có nên giải quyết ngay lập tức những vấn đề nhỏ, hay là nên trì hoãn và tập trung vào các vấn đề lớn hơn? Và trong nhiều trường hợp, người quản lý sẽ cảm thấy rằng nếu không giải quyết những vấn đề nhỏ ngay, sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng hơn.
Thật sự, đây là một suy nghĩ không phải là thiếu logic, nhưng cũng có thể sẽ dẫn đến một cái bẫy nếu bạn không biết cách cân bằng giữa các vấn đề nhỏ và các vấn đề lớn hơn. Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ với các bạn suy nghĩ và trải nghiệm của chính mình về việc quản lý thời gian và quản lý công việc sao cho hiệu quả nhất. Đôi khi, trong công việc, những quyết định nhỏ lại mang ảnh hưởng lớn, và ngược lại, những quyết định lớn lại có thể bị chậm lại bởi những vấn đề tưởng chừng như rất nhỏ bé.
1. Cái Bẫy Của Việc Quá Chú Trọng Vào Những Vấn Đề Nhỏ
Nếu bạn là một người quản lý, chắc hẳn bạn sẽ hiểu rõ cảm giác này: mỗi ngày đều có hàng đống những vấn đề cần được giải quyết. Từ việc nhân viên trễ giờ, các yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng, đến những lỗi trong hệ thống, mọi thứ dường như đổ ập lên vai bạn. Trong khi đó, những vấn đề lớn hơn – như chiến lược phát triển dài hạn, tối ưu quy trình, hay phát triển đội ngũ – lại lùi lại phía sau và có vẻ như không có gì cấp bách.
Trong những khoảnh khắc như vậy, bạn có thể cảm thấy rằng nếu không giải quyết ngay lập tức những vấn đề nhỏ, hậu quả có thể rất nghiêm trọng. Nếu không xử lý yêu cầu của khách hàng ngay, họ sẽ không hài lòng và có thể quay lưng lại với công ty. Nếu không xử lý xong lỗi hệ thống, công ty sẽ bị gián đoạn hoạt động, và bạn không thể để điều đó xảy ra. Thật ra, đây là những suy nghĩ rất thực tế và có lý, nhưng nếu bạn chỉ dồn toàn bộ thời gian và tâm huyết vào những công việc như vậy, bạn sẽ đánh mất đi tầm nhìn chiến lược mà mình cần duy trì.
Cái bẫy của việc quá chú trọng vào những vấn đề nhỏ chính là nó khiến bạn trở thành người xử lý sự cố, thay vì là người định hướng và dẫn dắt tổ chức đi đúng hướng. Và chính trong những khoảnh khắc đó, khi bạn bị cuốn vào các vấn đề nhỏ, bạn sẽ chẳng còn đủ thời gian để nhìn ra các cơ hội phát triển dài hạn hoặc giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược.
2. Sự Cần Thiết Của Việc Giải Quyết Những Vấn Đề Nhỏ
Tôi không muốn nói rằng việc giải quyết những vấn đề nhỏ là không quan trọng. Thực tế, những vấn đề nhỏ nếu không được giải quyết kịp thời sẽ tích tụ lại và tạo ra một hiệu ứng domino, ảnh hưởng đến công việc lớn hơn của tổ chức. Một ví dụ rất dễ nhận thấy là khi bạn bỏ qua các lỗi nhỏ trong quy trình làm việc – những lỗi này có thể sẽ kéo theo các vấn đề lớn, và khi bạn nhận ra, chúng có thể đã trở thành một khủng hoảng cần phải xử lý ngay lập tức.
Hơn nữa, việc giải quyết các vấn đề nhỏ cũng giúp bạn duy trì được mối quan hệ tốt với đội ngũ và khách hàng. Khi bạn không giải quyết một vấn đề nhỏ nào đó, điều này có thể làm mất lòng tin của nhân viên hoặc khách hàng. Một khách hàng không nhận được phản hồi nhanh chóng có thể cảm thấy không được trân trọng và chuyển sang đối thủ cạnh tranh. Một nhân viên không được giải quyết vướng mắc trong công việc có thể cảm thấy bức xúc và thiếu động lực.
Do đó, việc giải quyết các vấn đề nhỏ kịp thời và hiệu quả là cần thiết. Tuy nhiên, việc làm này không có nghĩa là bạn phải dành toàn bộ thời gian của mình để xử lý các tình huống phát sinh mà quên đi các vấn đề chiến lược quan trọng hơn. Điều quan trọng là biết cách phân bổ thời gian hợp lý, để vừa xử lý các sự cố nhỏ, vừa có thời gian tập trung vào những công việc dài hạn có tính chiến lược.
3. Cái Giá Của Việc Không Đặt Lại Các Ưu Tiên
Một vấn đề mà tôi nhận thấy là không ít người quản lý sẽ dễ dàng bị cuốn vào những vấn đề nhỏ vì họ không biết cách đặt lại ưu tiên công việc một cách hợp lý. Và rồi, khi những vấn đề nhỏ cứ lặp đi lặp lại, tầm nhìn chiến lược của họ dần bị mờ nhạt, khiến công ty hoặc tổ chức không thể phát triển một cách bền vững.
Khi bạn quá chú trọng vào những vấn đề nhỏ, bạn không còn đủ thời gian để suy nghĩ về chiến lược phát triển dài hạn, hay là cải tiến quy trình làm việc để giảm bớt gánh nặng cho bản thân và đội ngũ. Nếu cứ tiếp tục như vậy, bạn sẽ bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của công việc hàng ngày, không thể thoát ra để nhìn nhận những cơ hội và thách thức lớn hơn.
Chính vì thế, một trong những cách để tránh bị cuốn vào những vấn đề nhỏ là học cách đặt lại ưu tiên. Đừng để mỗi ngày của bạn chỉ là một cuộc chiến với các đám cháy nhỏ. Thay vào đó, hãy tạo ra một danh sách các ưu tiên, với những vấn đề chiến lược đứng đầu, và dành thời gian để giải quyết những vấn đề lớn trong tuần.
4. Quản Lý Thời Gian: Tìm Cách Để Tập Trung Vào Điều Quan Trọng
Quản lý thời gian luôn là một vấn đề nan giải đối với các nhà quản lý. Thời gian là nguồn tài nguyên có hạn, và nếu không biết cách sử dụng hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng bị cuốn vào những vấn đề nhỏ. Nhưng có một câu nói mà tôi luôn tâm đắc: “Điều quan trọng không phải là bạn làm được bao nhiêu việc, mà là bạn làm được những việc quan trọng”.
Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để quản lý thời gian là chọn ra ba công việc quan trọng nhất trong ngày và tập trung vào việc hoàn thành chúng. Những công việc này có thể là những quyết định chiến lược, các cuộc họp quan trọng, hay là những cải tiến lớn trong quy trình làm việc. Sau khi bạn đã giải quyết xong những công việc quan trọng nhất, bạn có thể dành thời gian cho những vấn đề nhỏ, nhưng đừng để chúng lấn át toàn bộ lịch trình.
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như kỹ thuật Pomodoro, lịch trình làm việc chi tiết, hay thậm chí là phân bổ một khoảng thời gian cố định trong tuần để chỉ tập trung vào các công việc chiến lược. Điều này sẽ giúp bạn không chỉ xử lý được các vấn đề nhỏ mà còn có thể duy trì được tầm nhìn dài hạn.
5. Cân Bằng Giữa Các Vấn Đề Nhỏ Và Các Chiến Lược Lớn
Khi bạn giải quyết các vấn đề nhỏ, điều quan trọng là bạn không để nó làm mất đi tầm nhìn chiến lược của mình. Tất nhiên, các vấn đề nhỏ là cần thiết và không thể bỏ qua, nhưng nếu bạn chỉ giải quyết chúng mà không có cái nhìn tổng thể, bạn có thể sẽ bỏ qua những cơ hội lớn hơn.
Một trong những cách hiệu quả để cân bằng giữa việc xử lý các vấn đề nhỏ và duy trì chiến lược lớn là phân công công việc cho các thành viên trong đội ngũ. Bạn không nhất thiết phải giải quyết mọi thứ một mình. Hãy tin tưởng và giao cho đội ngũ của bạn những công việc phù hợp, để họ có thể tự xử lý các tình huống nhỏ trong khi bạn tập trung vào các quyết định lớn.
Thêm vào đó, việc giao quyền cho những người có năng lực sẽ không chỉ giúp bạn giảm tải công việc mà còn tăng cường tính tự chủ và sáng tạo trong đội ngũ. Điều này giúp họ phát triển và trưởng thành, đồng thời giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào chiến lược phát triển của công ty.
7. Kỹ Năng Ra Quyết Định: Chọn Lựa Vấn Đề Cần Giải Quyết
Là người quản lý, bạn không thể giải quyết mọi vấn đề cùng một lúc. Khả năng ra quyết định là một trong những kỹ năng quan trọng nhất bạn cần phải rèn luyện. Khi đối mặt với một vấn đề, bạn cần phải nhanh chóng xác định xem đó là vấn đề chiến lược hay vấn đề ngắn hạn, vấn đề lớn hay vấn đề nhỏ. Một số vấn đề sẽ tự động giải quyết khi thời gian trôi qua, nhưng một số vấn đề khác cần sự can thiệp ngay lập tức để không làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả đội.
Câu hỏi quan trọng là: Liệu vấn đề này có ảnh hưởng lâu dài đến mục tiêu chiến lược của công ty hay không? Nếu câu trả lời là có, thì bạn cần phải ưu tiên giải quyết vấn đề này, dù nó có thể là một công việc nhỏ. Ví dụ, một sai sót nhỏ trong hệ thống có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng trong tương lai, và nếu bạn không xử lý ngay, hậu quả có thể lan rộng, khiến khách hàng không hài lòng và ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty.
Tuy nhiên, nếu vấn đề chỉ mang tính ngắn hạn và không có tác động lâu dài đến mục tiêu chung, thì bạn nên xem xét các giải pháp tạm thời hoặc giao phó cho người khác. Đừng để những vấn đề nhỏ lấn át tầm nhìn của bạn. Có thể trong phút chốc, một số công việc nhỏ đẩy bạn vào tình trạng căng thẳng, nhưng nếu bạn quyết định sẽ chỉ dồn sức vào những vấn đề mang tính chiến lược, bạn sẽ có thể duy trì được tầm nhìn dài hạn mà không bị rối ren.
8. Sự Quan Trọng Của Việc Xác Định Mục Tiêu Lớn
Có thể bạn sẽ cảm thấy mất kiểm soát khi liên tục đối mặt với các vấn đề nhỏ, nhưng một cách để lấy lại cảm giác an toàn và chủ động là xác định lại các mục tiêu dài hạn của bạn. Nếu bạn không có những mục tiêu rõ ràng cho tương lai, bạn rất dễ bị cuốn theo dòng chảy của công việc mà quên đi lý do vì sao mình bắt đầu.
Khi bạn xác định mục tiêu lớn, bạn sẽ có một kim chỉ nam giúp mình không bị lạc lối. Mỗi khi đối mặt với một vấn đề nhỏ, bạn có thể tự hỏi mình: Vấn đề này có giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu chiến lược không? Nếu câu trả lời là không, bạn sẽ có động lực để không bị sao nhãng. Bạn có thể tạm thời trì hoãn vấn đề đó và chuyển sự chú ý của mình về những công việc quan trọng hơn.
Hãy tạo ra một danh sách mục tiêu dài hạn và chia nhỏ chúng thành những bước thực hiện cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra khi nào mình đang đi đúng hướng, và khi nào mình bị cuốn vào những công việc không cần thiết. Một điều nữa là mục tiêu lớn cần phải luôn luôn được đánh giá lại định kỳ, để bạn có thể điều chỉnh khi cần thiết, tránh tình trạng chỉ chạy theo những đám cháy nhỏ mà quên mất bức tranh toàn cảnh.
9. Dành Thời Gian Cho Sự Sáng Tạo Và Đổi Mới
Có lẽ bạn sẽ cảm thấy thật khó khăn để giữ được sự sáng tạo và đổi mới khi mỗi ngày bạn đều bị cuốn vào giải quyết các vấn đề nhỏ. Nhưng chính những vấn đề nhỏ lại có thể khiến bạn quên mất mục đích lớn hơn của công việc, đó là sự phát triển bền vững và đổi mới liên tục.
Hãy thử dành cho mình ít nhất một giờ mỗi ngày để làm việc sáng tạo – không phải để giải quyết các vấn đề phát sinh mà để suy nghĩ về chiến lược phát triển lâu dài. Có thể là nghiên cứu những xu hướng mới, xây dựng một kế hoạch phát triển mới cho đội ngũ của mình, hay thậm chí là thử nghiệm các quy trình công việc mới. Sự sáng tạo chính là yếu tố quyết định giúp công ty phát triển bền vững.
Đừng để công việc hàng ngày làm bạn quên đi rằng một phần quan trọng trong vai trò quản lý chính là tìm ra những cơ hội cải tiến. Hãy tạo ra một không gian và thời gian cho bản thân, để không chỉ lo lắng về các vấn đề nhỏ mà còn có thể khám phá các ý tưởng mới, đổi mới quy trình và nâng cao chất lượng công việc.
10. Đánh Giá Lại Cách Bạn Quản Lý Công Việc Hàng Ngày
Một điều quan trọng trong việc giải quyết vấn đề "lửa nhỏ" là bạn cần phải thường xuyên đánh giá lại cách mình đang quản lý công việc hàng ngày. Có thể bạn chưa nhận ra rằng mình đang dành quá nhiều thời gian cho những công việc không thực sự quan trọng, trong khi những vấn đề lớn lại bị lơ là.
Một trong những cách để tránh tình trạng này là áp dụng các phương pháp quản lý công việc hiệu quả. Ví dụ, phương pháp Eisenhower Matrix giúp bạn phân chia công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện những công việc nào cần ưu tiên và công việc nào có thể trì hoãn hoặc giao lại cho người khác.
Công việc quan trọng và khẩn cấp nên được giải quyết ngay lập tức. Tuy nhiên, những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp là những gì bạn nên tập trung vào, vì đó chính là những chiến lược giúp bạn phát triển lâu dài. Ngược lại, những công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp có thể giao cho người khác xử lý, và những công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp thì có thể trì hoãn.
Việc đánh giá lại công việc một cách thường xuyên sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bị áp lực bởi những vấn đề nhỏ và giúp bạn duy trì sự tập trung vào những mục tiêu lớn hơn.
11. Kết Luận: Duy Trì Sự Cân Bằng Giữa Chiến Lược Và Thực Thi
Tôi biết rằng là một người quản lý, việc liên tục phải giải quyết các vấn đề nhỏ là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu bạn không duy trì được sự cân bằng giữa các vấn đề nhỏ và chiến lược dài hạn, bạn sẽ dễ dàng bị lạc hướng và không thể phát triển bền vững. Chìa khóa ở đây là việc phân bổ thời gian hợp lý và đưa ra quyết định đúng đắn về vấn đề nào cần được giải quyết ngay, và vấn đề nào có thể trì hoãn.
Đừng bao giờ quên rằng bạn là người lãnh đạo, không phải là người xử lý sự cố. Công việc của bạn là tạo ra tầm nhìn và chiến lược cho đội ngũ, không phải chỉ giải quyết những vấn đề nhỏ. Hãy học cách giao quyền cho người khác, tập trung vào những mục tiêu dài hạn, và đừng để những "lửa nhỏ" chiếm hết thời gian quý báu của bạn.
Cuối cùng, khi bạn tìm ra sự cân bằng này, bạn sẽ không chỉ trở thành một người quản lý giỏi mà còn giúp tổ chức của mình phát triển một cách vững vàng và bền bỉ.