Trong công việc quản lý, có một thực tế mà không phải ai cũng nhận thức được ngay từ đầu: Khi nhân viên không hoàn thành công việc đúng hạn, không đạt được chất lượng mong đợi, việc đầu tiên mà chúng ta cần làm là không phải tự mình làm thay công việc đó, mà là tìm cách giúp nhân viên làm đúng, làm tốt công việc mà họ đã được giao. Điều này tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực sự lại là một trong những thử thách lớn đối với những người làm công tác quản lý.
Quản lý là người dẫn dắt, không phải người thay thế
Khi mới bắt đầu làm công tác quản lý, tôi đã từng nghĩ rằng mình phải luôn là người trực tiếp tham gia vào mọi công việc, thậm chí làm thay những công việc mà nhân viên không hoàn thành tốt. Lúc đó, tôi nghĩ rằng mình càng làm nhanh bao nhiêu thì công việc sẽ càng suôn sẻ bấy nhiêu. Nhưng tôi nhận ra rằng, việc làm thay không chỉ không giúp ích cho sự phát triển lâu dài của nhân viên mà còn dẫn đến một sự lệ thuộc không tốt.
Công việc quản lý không phải là thay thế vai trò của nhân viên, mà là dẫn dắt họ để họ có thể phát triển, hoàn thiện kỹ năng và tự tin trong công việc. Một nhà quản lý giỏi là người biết tìm ra nguyên nhân tại sao nhân viên chưa làm tốt, từ đó đưa ra phương án giúp họ cải thiện, thay vì tự mình làm thay. Chúng ta phải tin tưởng vào khả năng của họ và luôn tạo cơ hội để họ học hỏi từ những sai lầm, thay vì sợ thất bại và luôn tìm cách tránh né khó khăn.
Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Khi một nhân viên không hoàn thành công việc tốt, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định rõ nguyên nhân tại sao họ lại gặp khó khăn. Đừng vội vàng phán xét hay chỉ trích. Có rất nhiều yếu tố có thể dẫn đến tình trạng này:
-
Kỹ năng chuyên môn chưa đủ: Một trong những lý do phổ biến là nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ hoặc thiếu kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Đây là một vấn đề có thể giải quyết được bằng việc đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên.
-
Thiếu động lực hoặc thiếu sự gắn kết: Đôi khi, nhân viên không hoàn thành công việc không phải vì họ không có khả năng, mà vì họ thiếu động lực. Họ có thể cảm thấy công việc không ý nghĩa, không có sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hay người quản lý, hoặc không hiểu rõ mục tiêu và giá trị công việc.
-
Khối lượng công việc quá tải: Một nguyên nhân nữa có thể là khối lượng công việc vượt quá khả năng của nhân viên, khiến họ không thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đúng hạn và với chất lượng cao.
Vì vậy, khi thấy nhân viên làm chưa tốt, hãy dành thời gian để nghe họ chia sẻ, tìm hiểu những vấn đề thực sự mà họ đang gặp phải. Một cuộc trò chuyện cởi mở và chân thành sẽ giúp bạn phát hiện ra nguyên nhân thực sự và từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.
Đào tạo và phát triển kỹ năng
Một trong những giải pháp đầu tiên mà tôi luôn áp dụng khi nhân viên không làm tốt công việc là tập trung vào việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho họ. Không phải lúc nào vấn đề cũng nằm ở thái độ làm việc của nhân viên, mà đôi khi là do họ chưa đủ kiến thức, chưa có kinh nghiệm hay chưa được hướng dẫn đúng cách.
Chắc hẳn bạn cũng từng trải qua cảm giác khi làm một công việc nào đó mà mình chưa thông thạo, bạn sẽ cảm thấy bối rối và thiếu tự tin. Vậy thì, đối với nhân viên cũng vậy, họ cần phải có sự hỗ trợ đúng đắn để có thể làm tốt công việc của mình. Đào tạo không chỉ đơn thuần là cung cấp kiến thức mà còn là việc tạo ra cơ hội để nhân viên thực hành, được hướng dẫn, sửa lỗi và nhận phản hồi.
Việc cung cấp các khóa học chuyên môn, định kỳ tổ chức các buổi đào tạo hoặc mời chuyên gia vào chia sẻ kinh nghiệm là cách thức hiệu quả để giúp nhân viên nâng cao trình độ và tự tin hơn trong công việc. Nhưng quan trọng hơn, khi bạn đầu tư vào đào tạo, nhân viên sẽ cảm nhận được sự quan tâm và sự tin tưởng từ phía bạn.
Tạo động lực và sự gắn kết trong công việc
Ngoài việc nâng cao kỹ năng, một yếu tố không kém phần quan trọng là việc tạo động lực và xây dựng sự gắn kết giữa nhân viên và công việc. Đôi khi, vấn đề không phải là năng lực, mà là nhân viên thiếu động lực để hoàn thành công việc tốt.
Vì vậy, một phần quan trọng trong công việc quản lý là giúp nhân viên nhận thấy ý nghĩa của công việc họ đang làm. Khi họ hiểu được mục đích, giá trị của công việc đó đối với tổ chức và với chính bản thân họ, động lực làm việc sẽ tự nhiên được cải thiện. Một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả là thường xuyên khen thưởng và công nhận những thành tích nhỏ của nhân viên, tạo cho họ cảm giác mình đang đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của tổ chức.
Ngoài ra, một môi trường làm việc tích cực, thân thiện, nơi mà nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng và đánh giá cao cũng là yếu tố then chốt giúp nhân viên gắn bó lâu dài với công ty. Một nhân viên cảm thấy được sự quan tâm, thấu hiểu từ phía quản lý sẽ có động lực làm việc rất lớn, và họ sẽ luôn cố gắng hết mình để hoàn thành công việc.
Hỗ trợ và giao tiếp rõ ràng
Một yếu tố quan trọng khác mà tôi nhận ra trong quá trình làm quản lý là giao tiếp rõ ràng và hỗ trợ kịp thời. Đôi khi nhân viên không làm tốt công việc vì họ không hiểu rõ yêu cầu hoặc kỳ vọng của cấp trên. Trong trường hợp này, là một nhà quản lý, bạn cần phải thường xuyên giao tiếp với nhân viên, giải thích rõ ràng công việc, mục tiêu và tiêu chuẩn cần đạt được.
Cung cấp hướng dẫn chi tiết và thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc cũng là cách để đảm bảo rằng nhân viên không bị lạc hướng. Đặc biệt là trong những dự án lớn hoặc những nhiệm vụ có tính chất phức tạp, việc có một kế hoạch chi tiết, phân công rõ ràng và cập nhật tình hình sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn khi thực hiện nhiệm vụ.
Hãy luôn nhớ rằng quản lý không phải là việc chỉ ra lỗi sai mà là việc giúp nhân viên khắc phục sai sót, hỗ trợ họ vượt qua những khó khăn. Cả hai bên cùng tiến bộ sẽ mang lại kết quả tích cực hơn rất nhiều so với việc chỉ trích hay làm thay công việc của họ.
Đưa ra phản hồi xây dựng
Một trong những công cụ quan trọng giúp nhân viên cải thiện hiệu quả công việc là phản hồi xây dựng. Phản hồi không phải chỉ là chỉ trích, mà là một quá trình hỗ trợ giúp nhân viên nhận ra những điểm cần cải thiện và phương hướng khắc phục. Khi đưa ra phản hồi, bạn cần phải chú ý đến cách thức và thời điểm sao cho phù hợp.
Hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn cụ thể, dễ hiểu và đi kèm với giải pháp. Thay vì chỉ nói “công việc của bạn chưa tốt”, bạn có thể nói “công việc của bạn chưa đạt yêu cầu vì A và B, nhưng bạn có thể cải thiện bằng cách thử làm X hoặc Y”. Điều này sẽ giúp nhân viên nhận thức được vấn đề và biết cách cải thiện.
Một điều quan trọng là phản hồi phải được đưa ra một cách kịp thời, không để cho nhân viên mơ hồ về kết quả công việc của mình.
Kết luận
Với tư cách là một người quản lý, trách nhiệm của chúng ta không chỉ là giao việc và kiểm tra kết quả. Quan trọng hơn, chúng ta phải là người dẫn dắt, hỗ trợ và phát triển nhân viên. Khi nhân viên chưa làm tốt công việc, đừng vội vàng làm thay họ mà hãy tìm cách để giúp họ cải thiện kỹ năng, tạo động lực và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
Chúng ta cần phải có một tư duy dài hạn trong việc phát triển nhân viên, đồng thời biết cách phản hồi, giao tiếp và tạo ra cơ hội để họ trưởng thành trong công việc. Sự phát triển của nhân viên là sự phát triển của tổ chức, và chỉ khi nhân viên cảm thấy mình thực sự được hỗ trợ và phát triển, họ mới có thể đạt được những kết quả xuất sắc.
Hãy luôn nhớ rằng, một nhà quản lý tốt là người biết lắng nghe, chia sẻ và hướng dẫn, không phải là người làm thay công việc của nhân viên.