Là một người quản lý, tôi đã đọc rất nhiều sách và tài liệu về các phương pháp quản lý thời gian và công việc. Những lời khuyên phổ biến luôn nhấn mạnh rằng, trong công việc, chúng ta cần ưu tiên những công việc chiến lược quan trọng thay vì dành thời gian cho các công việc nhỏ lẻ, không mấy quan trọng. Tuy nhiên, khi tôi bước vào thực tế công việc, đối mặt với hàng loạt nhiệm vụ lớn nhỏ, tôi nhận ra rằng việc quá chú trọng vào công việc quan trọng hay quá bỏ qua các công việc nhỏ không phải lúc nào cũng là phương án tối ưu.
Vì sao lại như vậy? Tôi sẽ chia sẻ với bạn một quan điểm mà tôi đã rút ra từ chính trải nghiệm của mình trong công việc quản lý: Khó khăn lớn nhất không phải là lựa chọn giữa công việc lớn hay nhỏ mà là tìm ra cách thức tối ưu để giải quyết mọi nhiệm vụ một cách hiệu quả, không bỏ sót bất kỳ công việc nào, dù lớn hay nhỏ. Đây mới thực sự là yếu tố quyết định giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được thành công lâu dài.
1. Phương Pháp Ưu Tiên: Một Lý Thuyết Khó Lý Giải Trong Thực Tế
Khi tôi mới bắt đầu làm quản lý, tôi cũng giống như bao người khác, rất chăm chỉ áp dụng những lý thuyết về phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. “Hãy dành thời gian cho những công việc lớn, có ảnh hưởng lâu dài, và đừng để bị cuốn vào những công việc nhỏ nhặt.” Thực tế, lúc đó tôi cảm thấy mình đang rất hiệu quả. Tôi dành hầu hết thời gian cho các cuộc họp chiến lược, phát triển các sáng kiến dài hạn, và tôi cũng luôn nghĩ rằng những việc nhỏ thì luôn có người khác xử lý.
Tuy nhiên, theo thời gian, tôi nhận ra rằng công việc lớn không phải lúc nào cũng quan trọng ngay lập tức, và công việc nhỏ lại có thể tạo ra tác động lớn nếu không được xử lý kịp thời. Nếu bạn chỉ chú tâm vào các công việc quan trọng lớn, bạn có thể bỏ qua những vấn đề nhỏ nhưng lại là những tác nhân gây ra sự trì trệ, tắc nghẽn trong quy trình làm việc hoặc gây mất niềm tin từ đội ngũ.
Vậy vấn đề là gì? Có phải cách tiếp cận theo lý thuyết là sai không? Không phải. Vấn đề thực sự nằm ở chỗ, bạn cần tìm ra một phương thức làm việc giúp bạn giải quyết hiệu quả mọi công việc, lớn hay nhỏ, mà không phải cảm thấy bị áp lực hay bị cuốn vào vòng xoáy của sự ưu tiên.
2. Cách Để Giải Quyết Mọi Công Việc, Lớn Hay Nhỏ
Một trong những bài học lớn mà tôi đã học được là: công việc lớn hay nhỏ đều có thể được giải quyết hiệu quả nếu bạn áp dụng phương pháp đúng đắn. Vậy câu hỏi tiếp theo là: làm thế nào để chúng ta giải quyết hiệu quả tất cả các công việc, từ lớn đến nhỏ, mà không cảm thấy bị quá tải?
a. Kỹ Thuật Quản Lý Thời Gian Cân Bằng: Sử Dụng 80/20
Một trong những phương pháp quản lý thời gian tôi áp dụng là nguyên lý 80/20 (hay còn gọi là nguyên lý Pareto). Theo nguyên lý này, 80% kết quả mà bạn đạt được đến từ chỉ 20% công việc mà bạn làm. Vậy nên, không phải tất cả các công việc đều mang lại giá trị như nhau.
Tuy nhiên, thay vì chỉ dồn hết thời gian cho 20% công việc quan trọng nhất, tôi học được cách áp dụng nguyên lý này để cân bằng giữa công việc lớn và nhỏ. Ví dụ, trong mỗi ngày làm việc, tôi dành 20% thời gian cho các công việc chiến lược quan trọng, nhưng tôi cũng dành 80% thời gian còn lại để xử lý các công việc nhỏ – các cuộc gọi, các yêu cầu từ nhân viên, các vấn đề phát sinh trong quy trình công việc hàng ngày. Điều này giúp tôi duy trì được năng suất cao trong mọi nhiệm vụ mà không bị lún sâu vào công việc nào.
Điều quan trọng ở đây là nhận thức rằng mỗi công việc, dù nhỏ hay lớn, đều có một tác động nhất định đến kết quả chung. Việc áp dụng nguyên lý này giúp tôi không bỏ qua công việc nhỏ, mà vẫn giữ được trọng tâm vào các mục tiêu lớn hơn.
b. Phân Chia Công Việc Và Tạo Lịch Làm Việc Hợp Lý
Việc phân chia công việc là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để giải quyết mọi nhiệm vụ mà không bị quá tải. Tôi luôn bắt đầu mỗi ngày làm việc bằng cách lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc, từ những việc lớn nhất như các cuộc họp quan trọng đến những việc nhỏ như trả lời email hoặc xử lý yêu cầu từ nhân viên.
Kỹ thuật Pomodoro (làm việc theo từng khoảng thời gian 25 phút và nghỉ 5 phút) cũng là một công cụ tôi áp dụng để duy trì sự tập trung cao độ. Bạn có thể chia ngày làm việc thành các khối thời gian và dành một khối cho công việc lớn, một khối cho công việc nhỏ. Điều này giúp tôi duy trì sự tập trung và hiệu quả, mà không cảm thấy công việc này hay công việc kia bị bỏ bê.
c. Delegation – Giao Phó Công Việc
Là một người quản lý, giao phó công việc là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả công việc. Bạn không cần phải làm mọi việc một mình. Việc biết cách giao cho các thành viên trong đội nhóm các nhiệm vụ nhỏ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho bản thân mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc.
Ngoài ra, khi giao phó công việc, tôi cũng luôn chú trọng đến việc đào tạo và phát triển năng lực cho đội ngũ. Khi các nhân viên có thể tự giải quyết được các vấn đề nhỏ, tôi sẽ có thời gian để tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn mà không phải lo lắng về các vấn đề phát sinh.
d. Kiểm Tra Và Đánh Giá Lại Công Việc
Việc đánh giá công việc định kỳ là một phần không thể thiếu trong phương pháp giải quyết công việc hiệu quả. Sau mỗi tuần, tôi dành thời gian để kiểm tra và đánh giá lại tất cả các công việc đã hoàn thành, từ các công việc lớn nhất đến những việc nhỏ nhất. Điều này giúp tôi nhận diện ra những vấn đề chưa được giải quyết hoàn toàn, và những công việc nào có thể được cải tiến hoặc tối ưu hóa.
Việc đánh giá công việc cũng là cơ hội để tôi tạo ra những cải tiến trong quy trình làm việc. Nếu có công việc nào thường xuyên bị trì hoãn hoặc gặp khó khăn trong việc giải quyết, tôi sẽ tìm cách thay đổi quy trình hoặc phân công lại công việc sao cho hợp lý hơn.
3. Tập Trung Vào Giải Pháp, Không Phải Là Vấn Đề
Một bài học quan trọng khác tôi rút ra trong quá trình quản lý là tập trung vào giải pháp thay vì chỉ chú trọng vào vấn đề. Đôi khi, chúng ta dễ dàng bị cuốn vào việc tìm hiểu nguyên nhân tại sao một vấn đề nhỏ phát sinh, hoặc làm sao để giải quyết một vấn đề lớn. Tuy nhiên, những phân tích này không phải lúc nào cũng hiệu quả nếu chúng ta không có một kế hoạch hành động cụ thể và hiệu quả.
Giải pháp tối ưu không phải là “có làm việc hay không làm việc”, mà là “cách làm sao để làm việc hiệu quả nhất”. Khi đối diện với bất kỳ nhiệm vụ nào, tôi cố gắng nhìn vào tình hình thực tế và xây dựng giải pháp cụ thể để giải quyết công việc đó nhanh chóng mà không làm gián đoạn công việc khác. Khi bạn có một tư duy giải quyết vấn đề, bạn sẽ có thể xử lý tất cả mọi công việc mà không cảm thấy bị chồng chất hay bế tắc.
4. Tạo Môi Trường Làm Việc Tối Ưu
Một yếu tố quan trọng khác là tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giải quyết công việc của bạn. Khi các công cụ làm việc được tối ưu, các quy trình được chuẩn hóa, và các thành viên trong đội ngũ biết rõ trách nhiệm của mình, mọi công việc, dù lớn hay nhỏ, đều sẽ được giải quyết một cách trôi chảy.
Tạo ra môi trường làm việc tối ưu bao gồm việc sử dụng các công cụ quản lý dự án, đảm bảo sự giao tiếp rõ ràng giữa các thành viên, và khuyến khích một văn hóa làm việc hiệu quả và sáng tạo.
6. Đặt Lại Mục Tiêu Và Điều Chỉnh Quy Trình Làm Việc
Một khía cạnh khác mà tôi nhận thấy rất quan trọng trong việc giải quyết công việc hiệu quả là luôn đặt lại mục tiêu và điều chỉnh quy trình làm việc khi cần thiết. Dù bạn có một hệ thống quản lý công việc rất tốt và đã áp dụng các kỹ thuật tối ưu, thì vẫn có thể xuất hiện những tình huống mà bạn phải thay đổi cách tiếp cận hoặc điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với hoàn cảnh thực tế.
a. Đánh Giá Lại Mục Tiêu Ngắn Hạn Và Dài Hạn
Để đảm bảo hiệu quả công việc, tôi luôn phải đánh giá lại mục tiêu của mình định kỳ, không chỉ ở tầm chiến lược lớn mà còn cả ở các mục tiêu ngắn hạn. Việc này giúp tôi giữ được sự linh hoạt trong cách làm việc và cập nhật thường xuyên tình hình. Mỗi khi kết thúc một giai đoạn, tôi dành thời gian xem xét lại các công việc đã hoàn thành, các mục tiêu đã đạt được và những vấn đề còn tồn tại.
Điều này giúp tôi không bị rối bởi những thay đổi trong công việc và luôn có được cái nhìn toàn diện về mọi nhiệm vụ, lớn hay nhỏ. Khi đánh giá lại mục tiêu, tôi cũng chú trọng đến việc điều chỉnh các quy trình làm việc sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Nếu công việc nào đó không đạt kết quả như kỳ vọng, tôi sẽ tìm cách cải tiến quy trình hoặc thay đổi phương pháp làm việc để mang lại hiệu quả tốt hơn.
b. Tối Ưu Hóa Quy Trình Để Đạt Được Kết Quả Tốt Nhất
Việc tối ưu hóa quy trình làm việc không chỉ dừng lại ở việc sử dụng công cụ và kỹ thuật, mà còn là tạo ra một thói quen làm việc khoa học và linh hoạt trong việc thay đổi khi cần thiết. Tôi nhận ra rằng nếu tôi không xem xét lại quy trình làm việc thường xuyên, tôi có thể dễ dàng mắc phải những sai lầm giống như trước đây, khi chỉ chăm chăm vào công việc lớn mà bỏ qua các chi tiết nhỏ, hoặc ngược lại.
Quy trình làm việc luôn cần được cải tiến, không phải vì nó chưa tốt, mà vì chúng ta luôn có thể làm cho nó tốt hơn. Đôi khi một bước đi nhỏ, như việc tự động hóa một công việc lặp đi lặp lại hoặc điều chỉnh cách giao tiếp trong nhóm, có thể mang lại hiệu quả công việc lớn mà chúng ta không ngờ tới.
7. Lập Kế Hoạch Và Xử Lý Khủng Hoảng: Một Kỹ Năng Quan Trọng
Mặc dù chúng ta có thể cố gắng tối ưu hóa quy trình và giải quyết công việc hiệu quả, nhưng không thể phủ nhận rằng khủng hoảng và sự cố ngoài dự tính luôn xảy ra trong công việc hàng ngày. Và khi đó, bạn sẽ nhận ra rằng kỹ năng xử lý khủng hoảng là một phần không thể thiếu trong sự nghiệp quản lý.
a. Kế Hoạch Dự Phòng: Chuẩn Bị Cho Mọi Tình Huống
Điều quan trọng là luôn có một kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp, giúp bạn không bị bất ngờ hay rối loạn khi có sự cố xảy ra. Khi tôi bắt đầu xây dựng các quy trình làm việc cho đội ngũ, tôi luôn đảm bảo rằng mỗi công việc đều có phương án thay thế hoặc người phụ trách hỗ trợ khi có sự cố xảy ra.
Khi khủng hoảng xảy ra, việc xử lý ngay lập tức và không lúng túng chính là yếu tố quyết định. Tôi học được rằng tầm nhìn chiến lược không phải lúc nào cũng giải quyết được tất cả. Có những lúc, bạn phải biết cách hạ thấp tầm nhìn chiến lược trong ngắn hạn để tập trung vào xử lý các sự cố lớn nhỏ theo một cách nhanh chóng và hiệu quả.
b. Giải Quyết Khủng Hoảng Theo Nguyên Tắc 4C
Một nguyên tắc mà tôi áp dụng khi đối mặt với khủng hoảng là 4C: Calm (Bình tĩnh), Communicate (Giao tiếp), Contain (Kiểm soát), và Correct (Sửa chữa). Khi xảy ra sự cố, tôi luôn giữ bình tĩnh, tránh hoảng loạn và xử lý vấn đề một cách lý trí. Sau đó, tôi lập tức giao tiếp với các bên liên quan để thông báo về tình huống và đưa ra hướng xử lý. Một khi tình huống đã được kiểm soát, tôi sẽ tìm cách sửa chữa và làm lại quy trình để sự cố không tái diễn.
Áp dụng nguyên tắc này giúp tôi xử lý khủng hoảng mà không làm gián đoạn quá nhiều công việc khác và vẫn duy trì được hiệu suất làm việc chung của đội ngũ.
8. Khả Năng Điều Chỉnh Và Học Hỏi Từ Thất Bại
Trong quá trình làm việc, có những lúc bạn không thể tránh khỏi những thất bại nhỏ hoặc việc không đạt được kết quả như mong đợi. Tuy nhiên, điều quan trọng là học hỏi từ những thất bại đó để có thể điều chỉnh và cải thiện phương pháp làm việc của mình.
a. Đón Nhận Thất Bại Là Một Cơ Hội Học Hỏi
Đừng bao giờ sợ thất bại. Trái lại, thất bại là một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển. Khi gặp phải một sự cố lớn hay nhỏ, tôi luôn nhìn nhận nó như một cơ hội để phân tích lý do tại sao và học hỏi từ những gì đã xảy ra. Điều này không chỉ giúp tôi tránh lặp lại sai lầm mà còn giúp cải tiến quy trình làm việc trong tương lai.
b. Điều Chỉnh Để Tiến Đến Thành Công Lâu Dài
Mỗi thất bại là một bài học quý giá. Sau mỗi lần xử lý sự cố, tôi luôn dành thời gian để xem xét lại quy trình và đánh giá liệu có thể làm gì để cải thiện công việc trong lần tiếp theo. Việc này không chỉ giúp tôi có thể giải quyết tốt hơn trong tương lai mà còn giúp tôi nâng cao khả năng quản lý tổng thể của mình, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc luôn sẵn sàng cho sự thay đổi.
9. Tạo Lập Một Văn Hóa Làm Việc Chủ Động
Một yếu tố quan trọng khác trong việc giải quyết công việc hiệu quả là việc xây dựng một văn hóa làm việc chủ động trong đội ngũ. Một khi các thành viên trong nhóm có tư duy chủ động, họ sẽ không chỉ phụ thuộc vào bạn để giải quyết vấn đề mà có thể tự động phát hiện và giải quyết vấn đề ngay từ khi nó mới phát sinh.
a. Khuyến Khích Tinh Thần Đảm Đương Công Việc
Tôi luôn khuyến khích các nhân viên của mình chủ động hơn trong công việc và đưa ra các giải pháp khi gặp khó khăn, thay vì chờ đợi sự chỉ đạo từ cấp trên. Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho tôi mà còn giúp xây dựng một đội ngũ tự tin, linh hoạt và sáng tạo.
b. Tạo Không Gian Cho Sự Sáng Tạo
Cuối cùng, tôi luôn tạo ra một không gian làm việc khuyến khích sự sáng tạo. Những công việc nhỏ hay lớn sẽ trở nên dễ dàng hơn khi các thành viên trong đội ngũ không bị bó hẹp trong một quy trình cứng nhắc mà được tự do sáng tạo và tìm ra cách thức tối ưu nhất để giải quyết nhiệm vụ.
10. Kết Luận: Đỉnh Cao Của Phương Pháp Làm Việc Chính Là Sự Linh Hoạt Và Tinh Tế Trong Quản Lý Công Việc
Khi nhìn lại quãng thời gian làm việc, tôi nhận ra rằng không có một công thức nào hoàn hảo cho mọi người khi giải quyết công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải linh hoạt trong việc lựa chọn và điều chỉnh phương pháp làm việc sao cho phù hợp nhất với hoàn cảnh thực tế. Khả năng tối ưu hóa mọi công việc, lớn hay nhỏ, không chỉ phụ thuộc vào việc phân loại chúng một cách cứng nhắc mà còn nằm ở cách bạn quản lý thời gian, giao phó công việc, và duy trì tầm nhìn chiến lược trong khi vẫn giải quyết những công việc chi tiết nhất.
Cái đích cuối cùng không phải là việc chỉ làm công việc lớn hay nhỏ, mà là làm sao để tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả, có thể xử lý mọi công việc mà không tạo ra cảm giác căng thẳng hay mất cân bằng. Khi bạn làm chủ được quy trình này, bạn sẽ thấy công việc trở nên nhẹ nhàng và đạt được thành công lâu dài.