Giám đốc công ty là người lãnh đạo và điều hành tổng thể mọi hoạt động của doanh nghiệp. Họ cần phải tập trung vào các chiến lược lớn, đưa ra các quyết định quan trọng và định hướng cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều giám đốc lại dễ bị cuốn vào các công việc chi tiết, không thực sự quan trọng, làm giảm khả năng tập trung vào các mục tiêu chiến lược dài hạn. Vậy tại sao lại có hiện tượng này và những ảnh hưởng tiêu cực nào mà nó có thể mang lại? Bài viết này sẽ đi sâu vào tìm hiểu những nguyên nhân chính, những tác động của vấn đề này, cũng như cách để tránh và cải thiện tình hình.
1. Định nghĩa về công việc không mang lại giá trị cao
Trước hết, cần hiểu rõ thế nào là công việc không mang lại giá trị cao. Đây là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, không yêu cầu tư duy sáng tạo cao, hoặc không trực tiếp góp phần vào sự phát triển của công ty. Ví dụ bao gồm việc kiểm tra email thường xuyên, giải quyết các vấn đề hành chính nhỏ nhặt, hoặc tham gia quá sâu vào các chi tiết kỹ thuật mà nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể xử lý.
Những công việc này không phải là vô ích, nhưng nếu giám đốc dành quá nhiều thời gian cho chúng, họ sẽ đánh mất cơ hội để tập trung vào việc lãnh đạo, chiến lược, và phát triển kinh doanh.
2. Nguyên nhân khiến giám đốc sa đà vào công việc không mang lại giá trị cao
2.1. Thiếu niềm tin vào nhân viên
Một trong những lý do phổ biến khiến giám đốc tự mình xử lý những công việc chi tiết là vì thiếu niềm tin vào khả năng của nhân viên. Điều này thường xảy ra khi giám đốc cho rằng mình là người hiểu rõ vấn đề hơn bất kỳ ai khác trong công ty, và họ sẽ làm mọi thứ tốt hơn người khác. Kết quả là, họ không giao phó đủ công việc cho nhân viên, và tự mình ôm đồm tất cả các nhiệm vụ, dù là nhỏ nhặt.
2.2. Cảm giác an toàn khi làm công việc quen thuộc
Giám đốc, giống như mọi người, thường cảm thấy an toàn hơn khi làm những việc mà họ đã quen thuộc và biết chắc rằng mình có thể kiểm soát. Việc xử lý các công việc chi tiết, cụ thể đem lại cho họ cảm giác được làm chủ, trong khi việc ra quyết định chiến lược đòi hỏi nhiều sự rủi ro và sự không chắc chắn. Đó là lý do tại sao nhiều người dễ dàng bị cuốn vào những nhiệm vụ nhỏ lẻ, thay vì tập trung vào các quyết định quan trọng cần sự suy nghĩ kỹ lưỡng và tư duy sáng tạo.
2.3. Không biết cách ưu tiên công việc
Một nguyên nhân khác là do thiếu kỹ năng quản lý thời gian và không biết cách ưu tiên công việc. Giám đốc có thể nhận quá nhiều nhiệm vụ vào cùng một lúc mà không phân biệt được đâu là việc cần làm ngay và đâu là việc có thể giao cho người khác hoặc trì hoãn. Điều này dẫn đến việc họ mất nhiều thời gian vào những công việc không quan trọng, trong khi những nhiệm vụ chiến lược lại bị lơ là.
2.4. Tính cầu toàn
Một số giám đốc có tính cách cầu toàn và luôn muốn mọi thứ phải hoàn hảo. Họ không thể chấp nhận bất kỳ sai sót nào, và vì thế họ tham gia vào mọi khâu để kiểm soát chi tiết. Tính cầu toàn này vô tình khiến họ tự nhấn chìm mình vào các công việc lặt vặt, thay vì nhìn ra bức tranh tổng thể.
2.5. Thiếu kỹ năng giao việc
Không phải giám đốc nào cũng có kỹ năng giao việc tốt. Kỹ năng này đòi hỏi họ phải hiểu rõ năng lực của nhân viên, biết cách hướng dẫn và giao nhiệm vụ phù hợp. Nếu giám đốc không tự tin vào khả năng này, họ sẽ tự mình thực hiện các công việc mà họ lẽ ra nên giao cho người khác. Điều này không chỉ khiến họ quá tải, mà còn làm mất đi cơ hội phát triển của nhân viên.
3. Hậu quả của việc sa đà vào công việc không mang lại giá trị cao
3.1. Lãng phí thời gian và nguồn lực
Giám đốc là người quyết định hướng đi chiến lược cho công ty, và thời gian của họ nên được dành cho các hoạt động mang lại giá trị cao nhất. Khi họ lãng phí thời gian vào những công việc chi tiết, họ đang lãng phí nguồn lực quý giá nhất của mình. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất của chính họ, mà còn kéo chậm sự phát triển của cả doanh nghiệp.
3.2. Giảm khả năng ra quyết định chiến lược
Khi giám đốc dành quá nhiều thời gian cho các chi tiết nhỏ, họ không có đủ thời gian và năng lượng để tập trung vào việc ra quyết định chiến lược. Những quyết định này đòi hỏi sự tư duy sâu sắc, nghiên cứu và phân tích, nhưng nếu giám đốc không thể dành đủ thời gian cho chúng, công ty sẽ mất đi lợi thế cạnh tranh.
3.3. Mất đi sự linh hoạt trong quản lý
Khi giám đốc tham gia quá sâu vào công việc chi tiết, họ dễ dàng bị cuốn vào vòng xoáy của những nhiệm vụ hàng ngày, mất đi khả năng nhìn nhận tổng thể và linh hoạt trong quản lý. Họ trở nên giống như một nhân viên thay vì một người lãnh đạo, và điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cả đội ngũ.
3.4. Giảm tinh thần làm việc của nhân viên
Khi giám đốc tự mình xử lý mọi việc, nhân viên sẽ cảm thấy mình không được tin tưởng và không có cơ hội để phát triển. Điều này dẫn đến tinh thần làm việc giảm sút, sự sáng tạo và đóng góp của nhân viên bị kìm hãm, làm giảm hiệu suất tổng thể của tổ chức.
4. Cách khắc phục và cải thiện tình hình
4.1. Học cách giao phó và tin tưởng vào nhân viên
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà giám đốc cần rèn luyện là kỹ năng giao phó công việc. Họ cần học cách tin tưởng vào nhân viên của mình và biết rằng, nếu được hướng dẫn và đào tạo đúng cách, nhân viên hoàn toàn có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
4.2. Tập trung vào quản lý chiến lược
Giám đốc cần nhận thức rõ ràng rằng vai trò chính của họ là định hướng chiến lược và phát triển doanh nghiệp. Họ cần dành phần lớn thời gian cho việc lập kế hoạch, ra quyết định và đánh giá các cơ hội kinh doanh, thay vì sa đà vào những công việc chi tiết hàng ngày.
4.3. Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Giám đốc cần biết cách lên kế hoạch và ưu tiên công việc. Họ nên phân loại các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, và học cách nói "không" với những công việc không thực sự cần thiết. Việc này giúp họ tối ưu hóa thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược.
4.4. Phát triển khả năng lãnh đạo
Giám đốc nên phát triển khả năng lãnh đạo thông qua việc học hỏi, tham gia các khóa đào tạo và làm việc với các cố vấn chuyên nghiệp. Khả năng lãnh đạo không chỉ là về quản lý nhân viên, mà còn là khả năng đưa ra quyết định đúng đắn và dẫn dắt công ty qua những thử thách.
4.5. Tạo một hệ thống làm việc hiệu quả
Để giảm thiểu sự sa đà vào các công việc chi tiết, giám đốc cần xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả, trong đó mỗi nhân viên có vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Khi công việc được phân công cụ thể, các vấn đề nhỏ nhặt sẽ được giải quyết ở cấp độ phù hợp, và giám đốc có thể tập trung vào các mục tiêu lớn hơn.
Một hệ thống làm việc hiệu quả cũng bao gồm việc thiết lập quy trình làm việc chuẩn (SOP) để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru mà không cần sự can thiệp thường xuyên của giám đốc. Các quy trình này giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất, và tạo điều kiện cho nhân viên xử lý vấn đề một cách tự tin và độc lập.
4.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận
Một trong những chiến lược lâu dài để giải quyết vấn đề này là đào tạo và phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận. Giám đốc cần xây dựng một đội ngũ quản lý cấp trung có khả năng điều hành và giám sát công việc hàng ngày, giúp họ giảm bớt gánh nặng về các nhiệm vụ chi tiết. Việc phát triển đội ngũ lãnh đạo cũng tạo điều kiện cho sự kế thừa trong tương lai, đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
4.7. Tự đánh giá và kiểm soát bản thân
Giám đốc cần phải thường xuyên tự đánh giá và kiểm soát bản thân để tránh bị cuốn vào các công việc không mang lại giá trị cao. Việc tự đặt ra các câu hỏi như: "Việc này có thực sự quan trọng và cần tôi giải quyết không?", "Ai khác có thể đảm nhận nhiệm vụ này?" sẽ giúp giám đốc nhận ra khi nào họ đang mất thời gian vào các chi tiết nhỏ nhặt.
Họ cũng có thể lập kế hoạch thời gian cụ thể cho các công việc chiến lược, và giữ cam kết với bản thân rằng sẽ không để bất kỳ công việc nhỏ nhặt nào làm xao nhãng kế hoạch đó. Thói quen này không chỉ giúp giám đốc nâng cao hiệu quả làm việc mà còn rèn luyện tư duy quản lý và lãnh đạo.
4.8. Sử dụng công nghệ để hỗ trợ quản lý
Hiện nay, có nhiều công cụ và phần mềm quản lý công việc có thể giúp giám đốc tổ chức và theo dõi công việc của mình và của nhân viên một cách hiệu quả. Việc sử dụng các công cụ này giúp giám đốc dễ dàng phân chia nhiệm vụ, giám sát tiến độ và giảm thiểu sự can thiệp vào các công việc chi tiết.
Những công cụ này cũng giúp giảm bớt thời gian dành cho các công việc như kiểm tra email, lập báo cáo hay theo dõi tiến độ, giúp giám đốc tập trung vào các vấn đề quan trọng hơn. Ví dụ, các phần mềm như Asana, Trello, hay Monday.com có thể giúp quản lý dự án một cách thông minh và hiệu quả.
4.9. Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu suất
Một chiến lược quan trọng để tránh bị cuốn vào các công việc không mang lại giá trị cao là đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu suất. Khi giám đốc có một hệ thống mục tiêu cụ thể, họ sẽ dễ dàng tập trung vào những nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến việc đạt được các mục tiêu đó. Điều này giúp họ tránh lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không quan trọng và tập trung vào các kết quả cụ thể, mang lại lợi ích thực tế cho công ty.
Giám đốc cũng nên đo lường hiệu suất làm việc không chỉ của nhân viên mà còn của chính mình. Việc theo dõi các chỉ số hiệu suất giúp họ nhận ra khi nào mình đang mất tập trung vào những công việc không quan trọng và nhanh chóng điều chỉnh lại.
4.10. Xây dựng văn hóa công ty khuyến khích sự chủ động
Một công ty hoạt động hiệu quả là nơi mà mỗi cá nhân đều có tinh thần trách nhiệm cao và sẵn sàng chủ động giải quyết vấn đề. Để đạt được điều này, giám đốc cần tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo, tự chủ và tin tưởng lẫn nhau. Khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có quyền tự quyết trong công việc của mình, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và giúp giảm bớt khối lượng công việc cho giám đốc.
Bên cạnh đó, việc khen thưởng những cá nhân có sáng kiến và chủ động trong công việc sẽ giúp xây dựng một văn hóa công ty mạnh mẽ, khuyến khích sự phát triển toàn diện của đội ngũ và doanh nghiệp.
Kết luận
Giám đốc dễ bị sa đà vào công việc không mang lại giá trị cao bởi nhiều nguyên nhân khác nhau, từ việc thiếu niềm tin vào nhân viên, tính cầu toàn, đến sự an toàn trong những công việc quen thuộc. Tuy nhiên, nếu nhận thức được vấn đề và có những chiến lược đúng đắn, giám đốc có thể thay đổi cách tiếp cận công việc, tập trung vào các hoạt động chiến lược và mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tăng hiệu suất cá nhân mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
Học cách tin tưởng vào đội ngũ, rèn luyện kỹ năng giao phó và quản lý thời gian, phát triển hệ thống làm việc hiệu quả, và xây dựng văn hóa công ty khuyến khích sự chủ động là những bước quan trọng để giúp giám đốc tránh khỏi việc sa đà vào các chi tiết nhỏ lẻ. Khi làm được điều này, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về chiến lược, tìm kiếm cơ hội phát triển mới và đảm bảo sự thịnh vượng bền vững cho doanh nghiệp.